Comment Choisir l’imprimante multifonction (MFP) idéale

Informations à savoir avant d'acheter une nouvelle PMF

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Investir dans une imprimante multifonctions (MFP) peut aider les petites entreprises à faire de grosses économies. En regroupant les fonctions d’impression, de copie et de numérisation dans un seul appareil, une MFP réduit vos coûts de matériel tout en améliorant l’efficacité des flux de travail.

Les derniers modèles peuvent également vous aider à réduire les consommables en envoyant les documents directement à des emplacements réseau, des destinataires et des services en nuage spécifiques, plutôt que de devoir distribuer plusieurs copies papier.

Ce n’est pas seulement une question d’argent non plus. Les imprimantes, les photocopieuses et les scanners sont des objets encombrants. Le regroupement de ces fonctions en un seul endroit vous permet de tirer le meilleur parti de votre espace de travail, tout en permettant aux responsables de surveiller l’utilisation des appareils.

La popularité des multifonctions signifie qu’il existe un vaste choix et la concurrence intense sur les prix fait que même les modèles couleur les plus performants sont tout à fait compatibles avec le budget d’une petite entreprise.

On peut trouver une solution

Un PMF couleur n’est pas un achat unique : l’investissement initial sera insignifiant par rapport aux coûts de fonctionnement pendant sa durée de vie.
Cela vaut en particulier pour les modèles les moins chers. Les vendeurs qui proposent des MFP couleur à prix réduit cherchent généralement à maintenir leur marge bénéficiaire en facturant davantage les consommables : en règle générale, moins vous payez pour une imprimante, plus son fonctionnement vous coûte cher.

Il n’y a cependant aucune raison de vous faire prendre au dépourvu. Après tout, les prix du toner et de l’encre sont assez faciles à découvrir. Il vous suffit de faire quelques calculs préalables basés sur les prix des consommables (y compris les composants tels que les tambours et les courroies de transfert), leur longévité annoncée et votre utilisation future prévue. Vous constaterez peut-être que l’écart de coût est plus important que vous ne l’aviez prévu.

Par exemple, si vous travaillez dans un bureau très occupé où le personnel imprime un total de 100 pages par jour ouvrable, le MFP Lexmark MC3224adwe, d’une valeur de 176 £, vous coûtera au total 1 387 £ pour une année d’impression en mono, ou 6 132 £ pour la couleur. La Kyocera Ecosys M6635cidn haut de gamme coûte beaucoup plus cher à l’achat – 769 £, pour être précis – mais l’impression d’un même nombre de pages en mono et en couleur ne coûterait que 383 £ et 1 876 £ respectivement. Cela représente une économie globale de plus de 3 600 livres sterling pour la seule première année.

La nécessité de la rapidité

Si le coût est certainement un facteur dans le choix d’une PMF, il n’est pas le seul. Vous devez également réfléchir aux problèmes précis que vous souhaitez voir résolus par une PMF. La centralisation des services d’impression, de copie et de numérisation peut améliorer l’efficacité, mais dans certains cas, elle pourrait nuire à la productivité : vous ne voulez pas que les utilisateurs fassent la queue pour effectuer des numérisations pendant que le MFP est occupé à faire la queue pour une longue série de travaux d’impression. Il est judicieux de demander à votre personnel quel usage il compte faire d’un MFP, et s’il a des exigences particulières ou des plaintes à formuler concernant les systèmes existants.

Si la rapidité est une priorité, sachez que les tarifs d’impression proposés par les fournisseurs sont souvent les meilleurs scénarios, par exemple lorsque vous imprimez à leur résolution et à leurs paramètres de qualité standard.

La Sécurité

Vous pouvez vous attendre à ce que tout appareil multifonction de classe professionnelle soit équipé d’un port Ethernet intégré. Les réseaux sans fil sont souvent disponibles aussi, mais vérifiez avant d’acheter car ils peuvent être fournis en option.

Quelle que soit la méthode de connexion que vous utilisez, sachez que dès que votre appareil est en ligne, il devient une cible potentielle pour les pirates informatiques. Vous devez changer immédiatement le mot de passe administratif par défaut et veiller à ce que le microprogramme soit tenu à jour pour fermer toute vulnérabilité nouvellement découverte.

Vous devez également penser à la GDPR. Si votre PMF traite des informations personnelles identifiables, cela ne doit pas être ouvert à n’importe qui dans l’entreprise : choisissez un modèle qui peut imposer une authentification et des contrôles d’accès basés sur l’utilisateur, afin que vous puissiez décider précisément qui peut accéder à quoi.

Un dernier risque lié aux données qui s’applique à toutes les imprimantes est la possibilité que les utilisateurs laissent des empreintes confidentielles non collectées dans le bac de sortie. Recherchez des pilotes qui permettent de conserver les travaux d’impression jusqu’à ce que l’utilisateur s’approche de la console et saisisse un code PIN prédéfini sur l’écran tactile.

Suivez le mouvement

Un MFP de qualité professionnelle doit disposer d’un chargeur automatique de documents (ADF) pour la numérisation de documents multipages. Si vous prévoyez une charge de travail importante pour la numérisation, envisagez de choisir un modèle équipé d’un ADF recto-verso – cela peut réduire les temps de numérisation en numérisant les deux côtés d’une page en un seul passage.

Il est également utile de vérifier la gamme des destinations de numérisation prises en charge. Par exemple, la plupart des modèles vous permettent de créer des flux de travail qui envoient les documents numérisés directement vers des serveurs FTP ou des dossiers partagés SMB. Certains MFP prennent également en charge l’envoi de numérisations vers une adresse électronique spécifique.

Le partage et le stockage dans le nuage est un domaine où la prise en charge diffère considérablement d’un fournisseur à l’autre. Certains MFP vous permettent de numériser librement vers Dropbox, OneDrive, Google Drive, etc. ; d’autres attendent de vous que vous achetiez une application supplémentaire pour chaque service en nuage auquel vous souhaitez accéder.

Si vous travaillez actuellement avec des services d’impression, de copie et de numérisation séparés, le passage à un MFP pourrait améliorer la productivité, tout en étant plus facile et moins coûteux à gérer et à entretenir. Lisez la suite pour savoir quel modèle pourrait vous aider à réduire vos coûts et à être plus productif.

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